Même si l’expert-comptable a un rôle stratégique dans l’entreprise, et s’il a souvent un rôle de conseil essentiel pour l’entrepreneur, il arrive parfois qu’un dirigeant souhaite mettre un terme au contrat qui le lie à son expert-comptable.

Comment pouvez-vous récupérer les documents que détient l’expert-comptable ? Pouvez-vous les exiger ? Dans quelles conditions et dans quels délais ?

Petit tour d’horizon pour répondre aux questions que vous vous posez.
 

Les éléments que l’on est en droit d’exiger

Votre expert-comptable détient un certain nombre de documents qu’il est essentiel de récupérer lorsque vous mettez un terme au contrat qui vous lie, ou qu’il doit impérativement transmettre à votre nouvel expert-comptable.

Il s’agit essentiellement de 3 types de documents :
 
-    les dossiers permanents : ils sont constitués par les documents immuables de votre entreprise, tels que les statuts de la société, le kbis, les documents juridiques et les documents sociaux ;

-    les fichiers numériques : il s’agit, par définition, de toutes les pièces comptables qui ont été numérisées telles que les journaux comptables, les balances comptables, etc… ;

-    les dossiers comptables : il s’agit des documents comptables au format papier tels que les factures, les devis, les relevés de comptes, etc…
 
Il est important de noter que la procédure à suivre est généralement de choisir rapidement son nouvel expert-comptable. Ainsi, c’est au nouveau professionnel que l’expert-comptable sortant transmettra les documents de l’entreprise.
 

Vos obligations 

S’il est vrai que vous n’avez aucunement l’obligation de justifier votre décision pour vous séparer de votre expert-comptable, vous devez en revanche respecter quelques obligations si vous voulez que cette séparation se passe au mieux pour chacune des parties :
 
-   notifiez votre décision à votre expert-comptable par lettre recommandée avec accusé de réception, en précisant en objet « résiliation de lettre de mission » ;

-  vérifiez que vous avez effectivement réglé à votre expert-comptable l’ensemble de ses honoraires. S’il venait à vous réclamer un solde (que vous ne contestez pas), procédez à son paiement le plus rapidement possible ;

-    respectez le délai de préavis initialement spécifié sur la lettre de mission. Le plus simple étant de vous appuyer sur la date de clôture de l’exercice comme date butoir.  Le délai de préavis étant de trois mois, vous devez informer votre expert-comptable de votre souhait de résilier sa lettre de mission, trois mois avant la clôture de l’exercice ;

-  si vous souhaitez mettre fin au contrat qui vous lie de manière anticipée, c’est-à-dire avant la clôture de l’exercice, référez vous bien à la lettre de mission. Vous éviterez ainsi d’avoir à lui payer d’éventuelles indemnités qui peuvent être conséquentes, puisqu’elles peuvent s’élever à 25 % des ses honoraires annuels ;

-    en cas de séparation conflictuelle, vous devez avoir mis en place une procédure de conciliation, qu’elle ait abouti ou non.
 

Le droit de rétention de l’expert-comptable


Dans certains cas, l’expert-comptable a parfaitement le droit d’exercer son « droit de rétention ».
 

Pour exercer ce droit de rétention, la situation du comptable doit répondre à certains critères :

-    le client ne lui a pas réglé l’intégralité des honoraires qui lui sont dus. Attention ! Nous ne parlons ici que des honoraires dus au titre des travaux réalisés. Le droit de rétention ne peut pas être motivé par le non-paiement d’éventuelles indemnités ;

-    des tentatives de conciliation ont été entreprises par les deux parties et ont échouées.
 
Il doit alors informer par écrit son client, ainsi que le Président du Conseil Régional de l’Ordre des Experts-Comptables, de son intention d’exercer son droit de rétention.
 
Les documents que l’expert-comptable est en droit de conserver, au titre du « droit de rétention », sont les dossiers concernant les « travaux effectués » c’est-à-dire les documents établis par l’expert-comptable lui-même. En revanche, les documents qui appartiennent  à l’entreprise doivent impérativement lui être restitués.
 
Attention ! Si l’expert-comptable exerce son droit de rétention, le Code de déontologie des Experts-Comptables interdit à son successeur de signer son nouveau contrat.
 
 
 
Pour conclure, changer d’expert-comptable peut se passer de la meilleure manière si chacune des deux parties respecte ses obligations respectives, les termes de la lettre de mission et le code de Déontologie des Experts-Comptables.

Informez votre expert-comptable par lettre recommandée avec AR, assurez vous  de lui avoir réglé l’intégralité de ses honoraires et vous pourrez ainsi exiger la restitution de tous les documents de votre société.